★此常見問題為同仁經常詢問之系統操作問題，若需知道功能操作使用方法，請參考教育訓練手冊之功能介紹。
| 1.進行公文分辦時，如果發現公文非本單位承辦，該如何處理 | |
| 2.不進行發文的公文，若要結案，應如何處理 | |
| 3.不小心結錯總收穫創發公文，應如何處理 | |
| 4.說明個人待處理夾中的各能鈕之用意 | |
| 5.公文紙本辦理的登記桌處理方式 |
Q1：進行公文分辦時，如果發現公文非本單位承辦，該如何處理？
A1：勾選欲改分之公文後，點按「收文退件」，即可將公文退回文書組進行改分。
Q2：不進行發文的公文，若要結案，應如何處理？
A2：目前公文分為「創發文號」以及「內簽文號」兩種 。公文若為「創發文號」，需透過「送繕發文」或「存查歸檔」流程送交文書組進行歸檔或採用【創號銷號登錄】 DC02T07 進行銷號作業；而內簽文號公文則是直接 至【內簽公文結案作業】 DC06T02做結案不歸檔即可。
Q3：如果登記桌不小心 將尚不進行結案的總收文號或創發文號公文結案了，應如何處理？
A3：若錯誤結案的公文使用了「送繕發文」或「存查歸檔」流程送交 文書組，則於文書組點收公文前，透過「已送未收」頁簽進行取消送件動作即可。
若是採用【創號銷號登錄】 DC02T07 進行銷號作業，則直接於該程式中，輸入誤刪文號後，點按查詢，將查詢後資料直接刪除即可。
Q4：說明個人待處理夾中的送件、分會、副知、退上一關卡功能鈕之用意
A4：送件：可選擇收件對象；
分會：同時會辦給多個處室時使用，分會到的單位需要依內容做回覆；
副知：同時需通知多個處室時使用，通知對象不需回復。
退上一關卡：退件給公文流程中的前一個流程之承辦人。
Q5：公文紙本辦理的登記桌處理方式
A5：
1.登記桌收到總收文或其他單位送件過來的紙本公文。
2.將紙本公文送給 各單位承辦人，並於待分辦頁籤，勾選欲分辦之公文文號，收件人挑選科組室及承辦人姓名後，點按『分辦』。
3.承辦人於個人待處理夾中將信封點開表示已簽收該份公文。
4.承辦人公文辦理完成後（主管批核後），依照公文後續處理狀況，送還給登記桌。
(1)發文：於個人待處理夾，勾選欲發文之公文文號，處理狀況下拉『送繕發文』，輸入檔號、歸檔頁數、核判層級與日期等資料後，點按送件功能鈕即可送出。
(2)送會其他處室：於個人待處理夾，勾選欲送會之公文文號，收件人挑選處室名，處理狀況下拉『送會』，點按送件功能鈕即可送出。
(3)存查：於個人待處理夾，勾選欲存查之公文文號，處理狀況下拉『存查送歸檔』，輸入檔號、歸檔頁數、核判層級與日期等資料後，點按送件功能鈕即可送出。